Kassenbuch

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Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch erfasst alle baren Geschäftsvorfälle eines Unternehmens und dient der Verwaltung der internen Kasse.

Wozu dient ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch bietet einen Überblick über die aktuellen Bargeldbewegungen im Unternehmen, enthält auch die entsprechenden Buchungsbelege und stellt bei Kleingewerbetreibenden eine vereinfachte Form der Buchführung dar. Die Führung eines Kassenbuchs unterstützt auch die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Alle selbstständig Tätigen, die Zahlungen bar entgegennehmen, müssen zusätzlich zur doppelten Buchführung ein Kassenbuch führen. Sie müssen auch eine reale Kasse betreiben, aus der Barentnahmen für Ausgaben getätigt werden können, beispielsweise zur Beschaffung von Verbrauchsmaterialien oder Vorstreckung von Reisekosten. Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung unterstützt die Anfertigung der obligatorischen Steuervoranmeldungen.

Wie werden die Daten erfasst?

Das Kassenbuch kann entweder handschriftlich, elektronisch mittels Software oder online über Webapplikation geführt werden. Im Kassenbuch müssen alle Bargeldbewegungen vollständig und zeitnah erfasst werden. Hierzu zählen auch Privatentnahmen und Privateinlagen. Die Belege zu den einzelnen Geschäftsvorfällen sind sortiert, gekennzeichnet und in Papierform oder in einem digitalen Archiv abzulegen. Die Abgabenordnung schreibt vor, dass die Buchführung so beschaffen sein muss, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Des Weiteren müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Welche Daten werden im Kassenbuch erfasst?

Grundsätzlich enthält jede Kassenbuchseite folgende Daten:

Name und Adresse
Monat und Jahr
Steuer- oder USt-ID-Nummer
Kassenanfangsbestand und -endbestand
Summe der Einnahmen
Summe der Ausgaben
Einzahlungen auf Girokonto

Bei jeder Buchung von Bareinnahmen oder Barausgaben sind folgende Daten zu erfassen:

Belegnummer
Datum
Bezeichnung (Verwendungszweck, z. B. Rechnungseingang)
Betrag Einnahme bzw. Ausgabe, jeweils brutto
Steuersatz
Betrag Umsatzsteuer/Vorsteuer
aktueller Kassenbestand
Kontobezeichnung laut verwendetem Kontenrahmen, z. B. SKR 03 bzw. SKR 04

Welche Melde- und Belegausgabepflichten gelten?

Nach dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (v. 23.12.2016 BGBl 2016 I S 3152) müssen Unternehmerinnen und Unternehmer seit 2020 dem zuständigen Betriebsfinanzamt die Anschaffung neuer oder die Stilllegung alter elektronischer Kassen innerhalb eines Monats melden (§ 146a Abs. 4 Satz 1 u. 2 Abgabenordnung-AO). Zudem müssen Unternehmer, die elektronische Kassensysteme verwenden, jeder Kundin bzw. jedem Kunden einen Kassenbeleg aushändigen. Die Kassenbelege können in Papierform oder elektronisch als JPG- oder PDF-Datei ausgegeben werden (näheres vgl. § 6 KassenSichV). Unternehmen mit Warenverkäufen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können aus Zumutbarkeitsgründen einen Befreiungsantrag stellen.

Welche zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss vorliegen?

Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion müssen seit dem 1.1.2020 über eine sogenannte „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“ (zTSE) verfügen. Dies schreibt § 146a Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung-AO vor. Eine solche Sicherheitseinrichtung besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermodul und einer digitalen Schnittstelle (siehe u. a. „www.bsi.de“ oder „www.dfka.net“). Die zTSE soll sicherstellen, dass jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall sowie andere Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Das Speichermodul ist Außenprüfungen der Finanzbehörden zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO).

Stand: 1. Januar 2024

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